Co musi być w zgodzie na zabieg
Każda zgoda na zabieg powinna zawierać kilka stałych elementów. Bez nich dokument nie ma wartości dowodowej, a Ty zostajesz z papierkiem, który niczego nie chroni.
- Dane klientki, imię, nazwisko, kontakt, data urodzenia (przy zabiegach z ograniczeniem wieku).
- Opis zabiegu, co dokładnie robisz, jakimi preparatami, na której części ciała.
- Przeciwwskazania i ryzyka, wymienione wprost, akceptowane przez klientkę.
- Zalecenia po zabiegu, co robić, czego unikać przez ile dni.
- Klauzula RODO, kto przetwarza dane, w jakim celu, jak długo.
- Podpis klientki + data, papierowy, cyfrowy albo elektroniczny.
Reception ma to wszystko w gotowych szablonach, kosmetycznym, podologicznym, brwiowym, rzęsowym, makijażu permanentnego. W Pro możesz dorobić własne pod nietypowe zabiegi.
Dlaczego podpis elektroniczny jest legalny
W UE obowiązuje rozporządzenie eIDAS. Wyróżnia ono trzy rodzaje podpisu: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Podpis palcem na ekranie tabletu to podpis elektroniczny zwykływ pełni ważny do dokumentacji wewnętrznej salonu, zgód marketingowych i zgód na zabieg.
Reception nie zatrzymuje się na samym podpisie. Razem z nim do PDF-a zapisujemy:
- datę i godzinę podpisania,
- adres IP urządzenia, z którego klientka podpisała,
- hash dokumentu (gwarancja, że nikt go potem nie zmienił).
To pakiet dowodowy mocniejszy niż „kartka w segregatorze". Drukarka? Niepotrzebna, choć jeśli klientka chce wyjść z papierowym egzemplarzem, drukujesz jednym kliknięciem.
Jak archiwizować zgody zgodnie z RODO
Zgody na zabieg trzymasz tak długo, jak istnieje cel ich przetwarzania, czyli zwykle do końca współpracy z klientką + okres przedawnienia roszczeń (3-6 lat). W praktyce salony przechowują dokumentację 5-10 lat.
Reception trzyma PDF-y w karcie klientki bezterminowo, w szyfrowanym storage w UE. Gdy klientka prosi o usunięcie danych (prawo do bycia zapomnianą), usuwasz jej kartę razem z dokumentami, jednym kliknięciem, z logiem operacji.
Reception zamiast checklisty z 10 punktów
Zamiast pamiętać, co musi być w zgodzie, pilnować podpisu, drukować i wkładać do segregatora wystarczy podać klientce tablet (albo wysłać jej link na telefon). Reception robi resztę:
- auto-uzupełnia dane klientki, jeśli już ją masz w bazie,
- pokazuje przeciwwskazania pasujące do zabiegu,
- zbiera podpis i robi PDF z pełnym pakietem dowodowym,
- chowa w karcie klientki, gotowe do druku lub eksportu.